Оперативное получение данных и автоматизация бухучета - совместимы

Проблема оперативной отработки в учете хозяйственной операции является приоритетной при автоматизации учета. Бухгалтер, на момент ввода информации, должен иметь перед собой полную справку о том предмете, который отражается в этой операции.

Рассмотрим две часто встречающиеся хозяйственные операции. В первой бухгалтер занимается получением товара от поставщика, во второй - погашением задолженности поставщику.
На средних и крупных предприятиях имеются специальные сотрудники, ведущие учет материальных ценностей (так называемые "материальщики") и сотрудники, занимающиеся только расчетным счетом.
Они, в конце отчетного периода, передают обобщенные данные главному бухгалтеру, который проводит в учете только сводные проводки. То есть алгоритм работы следующий. Сначала формируется отчет с использованием необходимой аналитики (поставщика, счета-фактуры, типа товара, его наличия на конкретном складе и т.д.), затем записываются результаты отчета в виде сводных проводок за период, которые и заносятся в базу данных программы бухгалтерского учета, используемой на предприятии.

Разработчики компьютерных бухгалтерских программ стараются минимизировать ручную работу низшего персонала и разрабатывают программы с АРМ (автоматизированными рабочими местами) “Склад”. При этом сотрудники, работающие с материальными ценностями, ведут компьютерные журналы взаиморасчетов и карточки складского учета товаров. Разработан ряд вариантов получения информации из этих журналов, основным из которых можно считать вывод журнала по запросу при вводе проводки. Такой способ получения информации присущ большинству программ.

Имеется и другой подход к получению информации и вводу ее в базу данных программы, который более удобен для бухгалтера. При вводе бухгалтерской проводки программой предоставляется возможность использовать аналитические характеристики счета дебета и счета кредита.
Например, при вводе в проводку счета 60 можно использовать такие аналитические характеристики: поставщик и счет-фактура, а для счета 41 - наименование товара и номер склада.
Естественно, что каждый раз при получении товара от поставщика подробные аналитические данные должны заноситься в программу материальщиком. А сотрудник, ведущий расчетный счет, заносит аналитические данные при выполнении проводок по погашению задолженности поставщику. При этом соответствующая информация по товару, складу, поставщику и счете-фактуре в базе данных программы будет присутствовать всегда. Главному бухгалтеру при выполнении сводной проводки остается только выбрать соответствующую аналитическую характеристику и дать команду "Запросить информацию". При этом вывод журналов не требуется, вся информация лежит под рукой - на экране. И сумма задолженности может быть перенесена в проводку одной командой.

Технически все сказанное выше реализуется очень просто. Так, например, в программе "ИНОТЕК БУХГАЛТЕР" в окне ввода проводки заполняем проводку путем выбора аналитических характеристик из соответствующего справочника. Затем выделяем одну или несколько аналитических характеристик и даем команду “Запросить”. Полученную информацию автоматически переносим в проводку.
Кстати говоря, счету 60 можно поставить в соответствие три аналитические характеристики: поставщик, договор, счет-фактура, а счету 41: товар, склад и материально-ответственное лицо.
При этом, выполняя запрос, можно выбрать все три характеристики и получить уточненную информацию, например в разрезе "Поставщик - Договор - Счет-фактура".

При необходимости можно получить сводную информацию, сделав запрос по “пустой” характеристике. Так, если не ввести конкретного поставщика, то по запросу, касающемуся характеристики "Поставщик", будет выведена информация по всем поставщикам.

Аналогично ведется работа при списывает товара на реализацию или материалов в производство.

Консультант: Чиркин А.Н.

e-mail: tch@inotec.msk.ru