Использование «технологических» счетов для автоматизированного учета реализации в нефтегазохимической отрасли

Для оптимизации налогообложения многие предприятия в своей деятельности используют финансовую политику «по оплате». Это, в частности, позволяет начислять налоги только с поступивших на расчетный счет денежных средств от расчетов с покупателями, а не с суммы, на которую была отгружена продукция. В условиях, когда вследствие различных причин оплата за отгруженную продукцию может вовремя не поступить, такой подход сэкономит в отчетном периоде значительную часть денежных средств.

Использование финансовой политики «по оплате» в некоторой степени затрудняет налоговый учет. Так, например, книга продаж организации, занимающейся реализацией товаров и услуг, должна быть построена с учетом оплаты счетов-фактур на продажу.

Если организация работает по предоплате, то есть сначала получает от покупателя аванс, а потом на сумму аванса производит отгрузку, то отследить оплату счетов-фактур на продажу и закрытие авансовых счетов-фактур достаточно легко, так как денежные средства уже поступили и отражены на счете 64 «Расчеты по авансам полученным». Для правильного учета здесь достаточно просто списывать суммы отгрузки товаров или услуг со счета 64 на счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и учитывать счета-фактуры на эти суммы для дальнейшего построения книги продаж. Если же оплата поступает по факту отгрузки частями, то не всегда возможно отследить, по какому именно счету-фактуре на продажу пришли деньги и какой авансовый счет-фактура при этом закрывается, особенно если с данным покупателем существуют длительные договорные отношения.

В реальной жизни оба перечисленных варианта часто не существуют в чистом виде:

• поставщик по договору поставки может отгружать товары (услуги) на сумму, превышающую аванс покупателя;
• получатель может перечислять денежные средства поставщику как по факту, так и авансом, причем оплата продукции может быть частичной.

В указанном случае отследить, какой из счетов-фактур на продажу оплачен и какой авансовый счет-фактура при этом закрывается, становится довольно затруднительно. Тем не менее как для построения книги продаж, так и для полноценного текущего учета реализации, бухгалтер должен совершенно четко знать, какие из счетов-фактур на продажу в отчетном периоде оплачены (полностью или частично) и какие авансовые счета-фактуры закрыты (полностью или частично).

Постановка задачи

Так как количество и суммы платежей покупателя могут совершенно не соответствовать количеству и суммам отгрузок товаров (услуг) в отчетном периоде, то возникает ситуация, показанная на рис. 1.

С одной стороны, мы имеем X отгрузок на суммы X1, X2 … XN. С другой стороны, мы имеем Y платежей на суммы Y1, Y2 … YM.

Для автоматизации учета реализации введем ряд начальных условий.

1. Все денежные средства, поступающие от покупателей, первоначально считаем авансами и учитываем на счете 64 (НДС – на счете 68). На каждую поступившую сумму автоматически (используя имеющиеся в программе средства) выписываем авансовый счет-фактуру.
2. Отгрузку оформляем на счете 62 (НДС – на счете 76.06) с выпиской счета-фактуры.
3. На счетах 62, 64, 68, 76.06 учитываем три уровня аналитики: 1) юридическое лицо; 2) договор; 3) счет-фактура.
4. Оплату счетов-фактур на продажу и закрытие авансовых счетов-фактур оформляем в конце отчетного периода (последним числом месяца).

Использование «технологического» счета

Для правильного оформления оплаты счетов-фактур на продажу мы должны сделать в конце периода N проводок, для закрытия авансовых счетов-фактур – M проводок. Чтобы выйти из этого положения, необходимо ввести «технологический» счет, например 64.00 (для НДС – 68.00). С одной стороны, проводки по закрытию авансовых счетов-фактур будут следующими: Дебет 64 - Кредит 64.00. С другой – проводки по оплате счетов-фактур на продажу будут следующими: Дебет 64.00 - Кредит 62 (см. рис. 2).

В данном случае используются счета: 62.01.01 – для учета реализации; 64.01.01 – для учета авансовых платежей. Полный список бухгалтерских проводок по учету реализации приведен ниже.

Отгрузка продукции:

Дебет 62.01.01 - Кредит 46.01.01: отгружена продукция покупателю;
Дебет 46.01.01 - Кредит 76.06.01.01: выделен НДС, отгруженный, но не оплаченный.

Поступление денежных средств от покупателя:

Дебет 51 - Кредит 64.01.01: поступили денежные средства от покупателя;
Дебет 64.01.01 - Кредит 68.01.01: выделен НДС.

Оформление оплаты счетов-фактур на продажу:

Дебет 64.00 - Кредит 62.01.01: оплачен счет-фактура на продажу;
Дебет 76.06.01.01 - Кредит 68.00: начислен НДС.

Оформление закрытия авансовых счетов-фактур:

Дебет 64.01.01 - Кредит 64.00: закрыт авансовый счет-фактура;
Дебет 68.01.01 - Кредит 64.01.01: восстановлен НДС;
Дебет 68.00 - Кредит 68.01.01: закрыт авансовый счет-фактура по НДС.

Выводы

При указанной схеме ведения бухгалтерского учета значительно упрощается проверка учета реализации. Достаточно построить аналитический отчет с одним уровнем аналитики по аналитике третьего уровня (счет-фактура) для каждого из используемых счетов (62, 64, 68, 76) – и вся картина реализации будет ясна. Суммы авансовых счетов-фактур всегда должны совпадать с суммами поступивших денежных средств от покупателя, следовательно, их можно выверять по выпискам из банка. Закрытие авансовых счетов-фактур и оплату счетов-фактур на продажу легко проверить по вышеуказанному отчету. Аналитический отчет с тремя уровнями аналитики можно сверить с отчетом «Дебиторы-кредиторы».

Таким образом, использование рассматриваемой схемы ведения бухгалтерского учета значительно облегчит труд бухгалтера по учету реализации и выверке расчетов с покупателями.