Учет договоров на предприятиях нефтеперерабатывающей отрасли
в программе «Инотек Бизнесмен»

Постановка задачи

В предыдущих статьях мы уже сталкивались с проблемой места бухгалтерии в корпоративной информационной системе (КИС) предприятия. Любая КИС отражает реально существующие информационные потоки на предприятии и не является панацеей от управленческой неразберихи, если направления этих потоков не позволяют лицу, принимающему решение, получить нужную информацию в нужное время в нужном месте. С другой стороны, при внедрении серьезных информационных систем проблемы управления выплывают наружу. У предприятия появляется шанс оптимизировать обработку информации пока не грянул гром, а значит без дополнительных финансовых потерь (так сказать, затрат на убеждение руководства). Одним из важных моментов такой оптимизации является наведение порядка в деле ведения учета договоров. Не секрет, что на солидных предприятиях существуют специальные отделы ведения договоров, ответственные за отслеживание их исполнения. С другой стороны, вся документация по исполнению договоров (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т. д.) идет именно через бухгалтерию. Если добавить сюда тот факт, что при составлении первичных документов и анализе счетов бухгалтерского учета бухгалтерии необходимо использовать реестр (справочник) договоров, то мы приходим к тому, что теснейшая интеграция между ПО для учета договоров и бухгалтерской программой – это не прихоть, а непременное условие нормальной работы.

Договор как объект аналитического учета

Счета бухгалтерского учета в программе «Инотек Бизнесмен» могут иметь до трех независимых аналитик. В справочнике объектов аналитического учета предусмотрен формат «Контракт», позволяющий создавать объекты аналитического учета, хранящие ключевую информацию по договорам.

Таким образом, создав группу объектов учета «Договоры» типа «Контракты», мы затем создаем записи-объекты, соответствующие конкретным договорам, и используем их в качестве аналитических характеристик проводок по определенным счетам бухгалтерского учета (60, 62, 76 и т. д.). К записи-объекту можно подвязать электронный текст договора, указав путь к файлу, в котором он находится (см. рисунок), и затем получить к нему доступ, не выходя из бухгалтерской программы. По счетам бухгалтерского учета, на которых используется эта аналитика, можно строить аналитические отчеты, показывающие состояния этих счетов в разрезе объектов-договоров. Для отчетов можно использовать сальдо по такому счету или обороты за любой период по каждому конкретному договору (эту возможность предоставляют специальные формулы встроенного языка построения отчетов).

Договор как объект документооборота

В каком виде удобно работать с договорами отделу договоров? Первый ответ, который приходит в голову, – в виде электронных текстов. Однако это совсем не так. Анализ электронных текстов весьма затруднен, к тому же в них не предусмотрено место для отметок о процессе исполнения договора. Итак, нужна своя, специфическая база данных. Карточка объекта учета в системе «Инотек Бизнесмен» для этого не годится: слишком много нужной информации остается «за кадром». Поэтому подробный учет договоров мы решили перенести в модуль «Инотек Склад», в котором, как уже упоминалось ранее, в принципе реализуется весь документооборот предприятия. В ходе работ выяснилось, что отличных результатов можно добиться с помощью такого на первый взгляд парадоксального шага, как разнесение учета договора по двум местам. Во-первых, в справочнике объектов учета создается объект-договор с минимальным количеством информации: код, номер, наименование и ИНН контрагента. Этот справочник жестко связан со справочником договоров в модуле «Инотек Финансы», о котором мы говорили выше, то есть появление записи в справочнике модуля «Склад» автоматически инициирует появление записи с тем же кодом в справочнике финансового модуля, при этом информация из записи в модуле «Склад» передается в модуль «Финансы». Во-вторых, в справочнике документов формируется электронная форма договора.

Большинство заносимой в карточку информации берется из специальных справочников. Так, для примера на картинке из справочников были подгружены исполнитель, подразделение, место перехода прав собственности, условия поставки, роль в сделке. По этим электронным формам строится реестр договоров. Таким образом, для корректного учета мы должны иметь строгое взаимно однозначное соответствие между объектами в справочнике договоров и электронными формами.

Отчеты по исполнению договоров

Для того чтобы увидеть исполнение договоров, необходимо в первичных документах, соответствующих этому исполнению, установить ссылки на объекты договора. Для этого в электронных формах документов, используемых в системе «Инотек Склад», предусмотрены поля ссылок на договоры.

После установки этих ссылок мы можем получить два генеральных отчета:

• денежное исполнение договора: по какому документу (тип, дата, номер), когда и сколько денег получено (выплачено); 
• натуральное исполнение договора: по какому документу (тип, дата, номер), когда и что именно отгружено, выполнено, получено. 

Доступ к информации

Чем больше функций способна выполнять КИС, тем больше людей с ней работает, а значит, тем острее стоит вопрос о соблюдении коммерческой тайны. Программа «Инотек Бизнесмен» обладает встроенной парольной системой, позволяющей администратору детально разграничить права доступа к информации. Приведем пример установки таких ограничений: доступ к системе «Финансы» имеют только бухгалтерия и финансовый отдел, более детальное разграничение доступа между сотрудниками настраивается на основании их должностных обязанностей. Полный доступ к электронным формам договоров имеют только сотрудники отдела договоров, доступ на чтение разрешен другим заинтересованным лицам. Доступ к справочнику объектов-договоров открыт практически всем пользователям системы «Склад», поскольку обращение к этому справочнику происходит из большинства документов. Построение отчетов по исполнению договоров может быть вынесено отдельной позицией в настройку прав доступа к системе.