МЕХАНИЗМ АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

    Для эффективной работы руководителю, бухгалтеру, менеджеру любой организации необходимо обладать достаточно подробной информацией о деятельности предприятия и финансовых расчетах. При хорошем положении дел часть денежных средств может быть извлечена из оборота без ущерба для основной хозяйственной деятельности и использована для получения дополнительной прибыли. Такую работу по анализу и контролю может значительно облегчить программа, позволяющая получить нужные сведения в форме, удобной для конкретного пользователя.

    Чтобы понять, какую сумму можно извлечь из оборота по основному виду деятельности, необходимо провести анализ текущего остатка по денежным счетам, в первую очередь - по расчетному счету. Эти данные можно получить, составив хронологический отчет по расчетному счету. Группируя данные по дате, можно определить сумму неснижаемого остатка и, следовательно, величину денежных средств, которые можно использовать для извлечения дополнительной прибыли. Аналитический отчет по счетам расчетов - первый шаг к снижению неэффективного расходования денежных средств.

    Поскольку большинство российских фирм работает сегодня на условиях предоплаты, в процессе хозяйственной деятельности любая организация проводит операции по выдаче авансов поставщикам и получению авансов от покупателей. Информация об общей сумме выданных авансов не дает детальной картины нахождения средств. Аналитический отчет по счетам расчетов, например, по счету 61 "Расчеты по авансам выданным", позволяет получить реальную картину по каждой организации, которой выдан аванс. Кроме того, можно отслеживать расчеты не только по организации в целом, но и по каждому выставленному счету или договору, заключенному с организацией-поставщиком.

    Если поступление материальных и других ценностей по выданному авансу задерживается, на основании этой информации может быть принято решение об их востребовании от поставщика либо о возврате безосновательно задержанных денежных средств и взыскании с организации-должника штрафных санкций. Этот способ анализа столь же эффективен при рассмотрении счетов расчетов с покупателями, а также с другими дебиторами и кредиторами.

    Наиболее полную информацию о состоянии дел на определенный день несет в себе баланс организации. На его основании можно рассчитать показатели финансового состояния, детально проанализировать тот или иной участок деятельности организации. Баланс по объекту учета - эффективный способ контроля. Для каждого менеджера в организации существуют объекты учета, ответственность за состояние которых несет лично он. Существующие системы учета редко удовлетворяют требованиям менеджера, так как не могут предоставить интересующую информацию в форме, удобной для его восприятия. Для того чтобы знать статус исполнения конкретного заказа или проекта, надо получить сведения с различных участков учета, например, из отдела закупок, со склада материалов, с технологических участков основного производства, со склада готовой продукции, из финансового департамента. Необходима информация по всем ресурсам и действиям, связанным с исполнением конкретного заказа.

    Наличие в бухгалтерской системе возможности вести учет хозяйственной деятельности, ориентируясь на требования менеджера по детальным объектам учета, таким, как заказы, договоры, проекты и так далее, являет собой сверхэффективный способ контроля за их исполнением. Тот же механизм позволяет прояснить состояние расчетов со сторонней организацией в том случае, если она одновременно является и покупателем, и поставщиком и осуществляет другие операции, учитываемые, например, на счете 76 "Расчеты с другими дебиторами и кредиторами". Баланс по сторонней организации покажет, какие средства связаны с этой организацией и каким образом они распределены.

    Преимущества использования этого механизма становятся очевидны и в том случае, если организация ведет учет затрат по так называемым "центрам затрат". Настроив баланс на конкретный центр затрат, можно проанализировать, насколько целесообразны произведенные затраты, и сравнить их с показателями, заложенными в бюджете.

М. ШЕБАЛИН, АО "ИНОТЕК НТ"